A Király parancsai
Ma ügyfelemnél átbeszéltük a teljesítménybérezés feltételeit és módját. Már a szokásos jó kávé várt rám. Kávézgatás közben szóba került a küszöbön álló ISO minősítésük megújító auditja. Megkérdeztem, hogy minden rendben van-e? Minden a helyén? Már csak egy hét és itt az audit. Utasítások rendben vannak?
Felszalad jobb szemöldöke. Miféle utasítások?- kérdezte.
-Hát az ügyvezetői utasítások. Rendben vannak?…
Na elő az ISO anyaggal! Igaz, nem vagyok ISO specialista, de otthon vagyok benne egy kicsit és maradt még egy kis kávém is. Hadd nézzek bele! Az ISO 9001-ben találtam két hivatkozást az ügyvezetői utasításokról. Azután felbolydult a méhkas és előkerült valamelyik asztal fiókjából két másolat is. Hurrá! A koradélutáni kávémat fogyasztva az egyik alkalmazott lobogtatva beállított a harmadik utasítással is… Hazafelé jövet még rám telefonált ügyfelem, találtak még hármat. Gyors fejszámolás útján kiszámoltam, hogy ez összesen hat ügyvezetői utasítás. „El voltam ragadtatva” ettől! Már mint a darabszámot illetőleg. Megkértem, hogy küldjék el nekem e-maliban a most előkerülteket.
Elolvasva a maradék utasításokat, valamennyi értelmesen fogalmazott és ma is érvényes, szükséges és követendő szervezési utasítás volt. Amelyet hellyel-közzel használtak is, csak nem pontosan úgy, amint az le volt írva.
Azokban a cégekben is, amit korábban én vezettem, vagy mint tulajdonosként operatívan közreműködtem, és ügyfeleimnél is sokszor megfigyeltem, hogy micsoda mindent elsöprő ereje van a munkatársaknak a visszarendeződésre, a szabályozás előtti káosz, rendezetlen állapot folytatására, ha az utasítások a fiókokban lapulnak meg.
Ismerem én is a mondást: “csak a hülye tart rendet a zseni átlátja a káoszt”! Csak egy bajom van ezzel a mondással, hogy éppen a zseni legnagyobb visszahúzó ereje a rendetlenség, a szervezetlenség. Nem véletlen, hogy a napi rutin, az emberek viselkedését szabályozó illem, a közlekedési előírások, a divat és még sorolhatnám, hogy mennyi egyéb más konstrukció könnyíti meg és gyorsítja meg életünket. Mert ugye nem nekem kell kitalálnom minden reggel, azt hogy mit vegyek fel, ott a divat, az majd megmondja!
Reggel felkelek, megmosakszom, fogat mosok, ruhát veszek, reggelizem, bepakolok a táskámba és elmegyek dolgozni. Unalmas? Persze hogy az, de hatékony. Fél óra alatt végezek mindezzel, nem kell gondolkodnom ezen, sőt még arra is ráérek, hogy közben más, fontosabb dolgokról elmélkedjek. (Nem tudom, hogy Te hogy vagy vele, de nekem fogmosás közben jutnak eszembe „korszakalkotó ötletek”.) A minap halottam, hogy mi magyarok átlagban évente 2 és fél tubus(!) fogkrémet használunk el. Lehet, hogy ezért nincsen sokuknak „korszakalkotó ötlete”? De most vissza az eredeti témához!
Az ügyvezetői utasítások olyan céllal születnek, hogy ne kelljen már elmélkedni, hogyan is kell ezt vagy azt elvégezni. Itt a leírás, ezen túl csinálja mindenki így! A normális emberek örömmel fogadják ezt, hiszen felszabadítja az energiáikat egyéb, fontosabb, még ennyire meg nem szervezett dolgok végzésére. Ám nem mindenki örül egy ilyen szabálynak. Egyesek utálnak mindenféle előírást. Ők ezt nyűgnek, tehernek érzik és éppen abban lelik kedvüket, hogy lerombolják ezeket, aláássák a hitelességét, megkérdőjelezik a fontosságát, azt híresztelik, hogy elavult, már nincs is érvényben, megváltozott, stb. és más efféle szövegek. Az ő életének ez a játszmája. Megint visszaalakul a cég élete a régi zűrbe, ismét lelassul, többféleképpen végzett, más és más eredményt produkálóvá válik a korábban már szabályozott folyamat. Így csökken a termelékenység, a hatékonyság.
Valamikor nincs ilyen tudatos rontó, ártó fickó a cégben, csak nagy a fluktuáció, sok a teendő és egyszerűen feledésbe merülnek az utasítások. Ott kezdődik el minden, hogy van aki még eszerint végzi a dolgát, mások meg újak és nem tudnak róla, így más módon kezdenek tevékenykedni, ami visszahat a korábban már erről hallott, de az eltérő gyakorlat miatt elbizonytalanodó munkatársra is. Ha nincs aki folyamatosan emlékeztet erre, nincs aki számon kéri a helyes gyakorlatot, akkor idővel elsikkad a legnagyszerűbb, legtöbb munkafolyamat felgyorsulást hozó ügyvezetői utasítás is.
Az ügyvezetői utasítás érték, fontos hatékonyság növelő eljárás. A legjobb gyakorlat kijelölni valakit - egy titkárnőt - aki a cég munkatársait folyamatosan emlékezteti az érvényben lévő utasításokra, minden kis változást átvezet rajtuk, nehogy valaki elavultnak mondhassa. Ha elegendő ilyen utasításod van, nagyon felgyorsul az ügyintézés, javul a termelékenység.
Esetleg egy minta, letölthetően?
Röviden válaszolok. Nincs!
Bővebben pedig azt mondhatom Neked, hogy akad ügyvezetői utasítás a tarsolyomban, mert mindegyik specifikus. Amikor ügyvezetői utasítások kiadását ajánlom a vezetőknek, tudnom kell, hogy mit szeretnének elérni, hogyan szeretnék azt elérni, milyen a cég struktúrája, egyáltalán hogy működik, mik a folyamatok.
Ezért nincs letölthető anyag.
Üdv,
Gábor
Interesting to know.
Dear Elani!
Read it in English!
I ask your indulgence for the grammatical mistakes!:)
The king’s commands
We discussed the conditions of the efficiency wage and his manner at my client today. The usual good coffee waited for me already. Having coffee ISO being imminent was mentioned meanwhile the regenerative audit of their classification. Did I ask whether there is everything properly? On all of them his place? Already only a week and here the audit. Are there instructions properly?
His better brow runs up. What kind of instructions?- asks.
-The managing instructions. Properly they are?…
ISO with a substance! True, I am not ISO specialist, but I am a home in him a small one and even a little of my coffee was left over. Let me look into it. ISO I found two references in 9001 from the managing instructions. The beehive was buzzing afterwards and two copies turned up from the drawer of one of the tables. Hurray! The afternoon eating my coffee one of the employees fluttering turned up with the third way…Homeward my client, found ones phoned because of me yet yet on the way here three. I calculated it on the road of fast mental arithmetic, that this altogether six managing instructions. I was El indulging from this! Already than the number of pieces concerns. I demanded it in order for it to be sent to me e-maliban the now turned up.
Composed reading the residual instructions, some sensibly and a valid, necessary and exemplary organizational instruction was today. That they were useful intermittently, only not punctually some, as soon as it was written down.
You are what I leaded early in those firms than I acted as a proprietor operatively, and I observed it many times at my clients, that what everything overwhelming the colleagues has the strength for the restoration, the continuation of the chaos before the regulation, a disordered state if the instructions lurk in the drawers.
I know the saying: “the idiotic one keeps order only the genius understands the chaos!” I have trouble with this with the saying that the disarray, the disorganisation are the genius’s largest withdrawing strengths just. Not chance, that the manners regulating the behaviour of the daily routine, the peoples, the traffic regulations, the fashion and I could enumerate how many other other constructions facilitate it yet and accelerates our life. Because I do not have to find it out on all of them in the morning, it that what take on, there the fashion, it tells it then!
I get up in the morning, I get washed, I am washing a tooth, I buy dresses, I have breakfast, pack my bag and I go away to work. Boring? Of course that it, but efficient. Half I finish all this under a clock, I do not have to think about this, indeed I have time to reflect on other, more important things meanwhile. (I do not know how you are with him, but revolutionary ideas occur to me during tooth-brushing.) The recently my dead person, that we Hungarians in an average annually 2 and a half tubus(!) we use up toothpaste. May be, that a lot do not have a revolutionary idea because of this? But now back to the original topic!
The managing instructions are born with an aim that it should not be necessary to contemplate already, how is needed this doing it is you. Here the description, everybody does it beyond this in this manner! The normal peoples welcome this, since anything else, more important, things not organized this much yet free their energies his order. Everybody is not glad about a rule like this though. Some people hate an all kinds of regulation. They feel this an annoyance, a burden and it is liked in order for these to be demolished just, his authenticity is ruined, his importance is questioned, it is rumoured that he became obsolete, is not already in validity, changed, stb. and other such texts. This game of his life. Again forms the firm’s life into the old confusion, slows down again, the process regulated already early turns into other and other one producing a result made more diversely. The productivity, the efficiency decrease in this manner.
There is not a so conscious malign, harmful chap sometime in the firm, only big the fluctuation, a lot the task and the instructions sink into oblivion simply. Everything begins there, how is who makes his thing, others accordingly yet new and they do not know about him, they start being active in an other manner in this manner, that is effective onto the colleague becoming uncertain because of the different practice heard about this already early. If he is not who reminds of this continuously is not who demands the correct practice, the most superb one, the managers of most workflows bringing acceleration are lost with time then instruction.
The managing instruction value, important efficiency increasing procedure. The best practice to appoint somebody - a female secretary - who reminds the firm’s colleagues of the instructions in the validity continuously drives all little changes through them, in case let somebody be allowed to call it obsolete. The administration accelerates up very much if you have enough instructions like this, the productivity improves.
Many managers are crying only constantly, how enough of his money is not left, to cheat even on an obliged tax possibly, to waste it, it would be necessary to take only a little organization between his colleagues though in order to get work and his farming would get into balance immediately. The important and fast device of this the manager instruction.
Avail yourself of him!
Gabor