egyik fogaskereke
Csökkentheted a kiadásokat,”rámehetsz” a marketingre, elbocsáthatsz munkatársakat (most nyugodtan ráfoghatod a gazdasági helyzetre, - ha eddig még nem tetted meg - és így még a lelkiismereted sem háboroghat), fenyegetőzhetsz, stb., de ha eddig nem készítettél szervezési táblát, akkor ideje lenne készítened egyet, mert a szervezési tábla az egyik bevételnövekedést eredményező eszköz. Egy fogaskerék a pénzt termelő gépezetedben.
Bármekkora is legyen a céged, lehet kicsi, akár nagy, bizonyos adminisztratív, termelés előkészítési, termelési, minőségbiztosítási, értékesítési feladattípusok egyaránt fellelhetőek tevékenységében. Mindegy, hogy egy háromfős kisvállalkozásról vagy egy ezer munkatársat foglalkoztató nagyvállalatról beszélünk, biztosan mindkettőnek kell új ügyfeleket szereznie, a meglévőket meg kell tartania, ki kell fizetnie a számláit, meg kell terveznie a költségeit, telephelyét rendben kell tartania, reklámoznia kell, szolgáltatásait, termelését irányítania kell.
De nem is sorolom tovább! Tudod miről beszélek és valószínűleg többnyire minden cégre igaz lehet.
Mert mi történik, ha ezeket az elhanyagolhatatlan feladattípusokat megtervezed és a cég munkatársaihoz rendeled őket? Akkor nem csak egyfajta hierarchiát határozol meg! Nem bizony. Logikus adminisztratív és termelési folyamatokat írsz le egy könnyen kezelhető táblázatba, ami megmutatja a cég belső áramlási vonalait, és a kimutatja a munkatársaid felelősségi köreit is. Nem beszélve arról, hogy egy ilyen tábla megkönnyíti számodra a napi, heti, havi feladatok kiosztását és az eredmények számonkérését egyaránt.
Így nem mindig annak fogod kiadni a feladatot, akivel először találkozol a folyosón. Nem teremtesz saját magad zűrzavart a termelésben, és nem fogod az egész “bandát” leszidni minden egyes hibáért, mert pontosan meg tudod állapítani, hogy ki miért felelős. A szervezési tábla innentől kezdve ki fogja mutatni, hogy mit kell elvégezni a cégben, nem fognak fontos feladatok elmaradni, nem derül ki túl későn például, hogy senki sem hoz új ügyfeleket, vagy pedig a konkurencia elhalássza a meglévőket, mivel a cégben senki sem tartja velük a kapcsolatot.
Még valamire jó egy ilyen táblázat. Nagyon egyszerűvé válik a munkaköri leírások elkészítése és a kollégák feladatainak és a tőlük elvárt eredmények pontos meghatározása és azok ellenőrzési módjainak előkészítése.
A tábla minden egyes részét úgy kell kialakítani, hogy a területek egyenként közvetlenül vagy követve komoly mértékben képes legyen a forgalom megnöveléséhez. A tábla a pénztermelő gépezet egyik fogaskereke lesz, ami nem hagyja “ellustulni” a vállalkozásodat, illetve nem hagyja, hogy életbevágóan fontos tevékenységek elsikkadjanak, hogy azután csak felesleges teendőkkel töltsék munkatársaid az idejüket.
A jól kidolgozott szervezési tábla biztosítja, hogy munkatársaid csak és kizárólag olyan tevékenységeket végezzenek el, amelyek bevételt hoznak, és azokat a tevékenységeket biztosan el is végezzék.
Jól gondolod, toll és A4-es papír is van, és azt is tudom, mire használom hamarosan.
Azt gondolom, hogy zseniálisan és közérthetően, egyszerűen van összefoglalva ezen eszköz jelentősége. Elkészítése és bevezetése, alkalmazása “picivel” több időt igényel, mint a definíció elolvasása, de mindenképpen megéri, az biztos.
János
www.bajnokcegvezetokutja.hu
Kedves János!
Valóban egy picivel több időbe telik részletesen kidolgozni, de mindenképpen fontos fogaskerék a gépezetben.
A legnagyobb problémát az idő jeleni. Abból van a legkevesebb egy cégvezetőnek, de a jó hír az, hogy csak egyszer kell részletekbe menően elkészíteni és utána már csak néha-néha kell hozzányúlni, alakítani.
Annyi minden bajtól és idegeskedéstől kíméli meg a vezetőt, hogy vállalkozása építésére több időt fordíthat. Olyan kicsi céggel még nem találkoztam, ahol ne lett volna az A4-es papír és a ceruza alapfelszereltség. Így minden feltétel adott.:)
Köszönöm a hozzászólásodat!
Üdv,
Gábor
Az idő a probléma? Igen, részben. Másrészt pedig szerintem a gondolkodás, a hozzáállás. Mert egy döntést kell meghozni: Mire használom az időmet? és ha megvan a döntés, aztán már “csak” végre kell hajtani, meg kell csinálni.
Egy hasonlat jutott eszembe válaszodat olvasva: Mondjuk van egy seb a lábamon, fociztam, elestem, lehorzsoltam. Már gyógyul, de még rajta a kötés. Eljött az ideje, hogy levegyem, döntés előtt állok: lerántsam egy mozdulattal vagy szépen, lassan óvatosan húzzam le? Egyszer fájjon nagyon/jobban vagy sokszor kicsit? Szóval, rászánjam egyszer becsülettel az időt az A4-es lap használatára vagy húzzam-halogassam ezt, mert “macerás, meg időigényes, meg …”
Örülök, hogy csak olyan méretű céggel találkoztál, amely elég nagy volt ehhez a munkához, legalábbis alapeszközök tekintetében.
Üdvözlettel,
János
Kb. 2400 évvel ez előtt valaki azt mondta, hogy “irányítsuk időnket, ne hagyjuk, hogy az idő irányítson minket!”
Persze, Arisztotelésznek ebben is igaza volt és azt hiszem ma is igaza Van.
Sajnos a legtöbb cégvezető ugyanolyan pazarlóan bánik az idővel, mint bármelyik más forrásával, ami a rendelkezésére áll. Ahogy a legtöbb ember, úgy a cégvezetők nagy része is munkával tölti napjainak nagyobbik részét, de nem osztják be az idejüket tudatosan.
És most nem is azokra gondolok, akiknek tele van írva a határidőnaplójuk. Igaz, ők is megérnénk egy “misét”.
De erről majd legközelebb egy blog formájában.
Üdv,
Gábor