Fejezetek egy vezetési tanácsadó naplójából#3

Mára összehívta az ügyvezető, akit nevezzünk Ferencnek, a cég kibővíttet menedzsmentjét, mert az volt a kérésem, szeretném megismerni őket, mint embereket és mint vezetőket. Bekérettem ezen felül a cég adminisztrátorát is.

Három órára hirdette meg az értekezletet. Várakozásomon aluli pontossággal jelentek meg szinte mindannyian. A műszaki igazgató és két művezető tizenhárom percet késet, a logisztikai igazgató ötöt, a további két művezető kilenc-tíz percet. Tehát hárman az ügyvezető, az értékesítési vezető és én kávénkat szürcsölgetve vártuk az értekezlet megkezdését. Az adminisztrátor hölgy ki-be járt a tárgyaló és…nem tudom, hogy mi között.

Az időt kihasználva az értékesítési vezetővel ismerkedtem meg. Egy kicsit visszafogottnak tűnt irányomba. Érintőlegesen beszélgettünk az értékesítésről. Milyen mutatókkal dolgozik, ilyesmi.

Mire összeállt a csapat már lassan fél négyet mutatott az óra!

Elsőként egy pár szóval bemutatott, illetve elmondta, hogy tulajdonképpen mi járatban is vagyok itt. Ez után elmeséltem nekik, hogy ki vagyok, mit csinálok, milyen céllal érkeztem a céghez.

Ez után kértem meg mindenkit, hogy mutatkozzon be és mondja el saját szavaival, hogy mi a feladata a cégen belül. Magyarán mit csinál. Az egész értekezletet a résztvevők engedélyével egy diktafonon rögzítettük.

Mivel a cégnél eddig nem volt ilyen közös értekezlet, csak olyan folyosói megbeszélések ezért a mai naptól kezdve minden héten szerdán értekezletet tartunk. És megszületett az első ügyvezetői utasítás. Tartalma maga az értekezlet életre hívása. Minden értekezletről a továbbiakban jegyzőkönyv készül és az ebben szereplő határozatok alapján kell a feladatokat elvégezni a kompetens személynek.

A mai első értekezlet tanúságai alapján megállapíthattam, hogy a munkatársak ismerik a feladataikat, de bőven lehet még csiszolni azon. A késések megakadályozására még nem tettem javaslatot, de ha továbbra is ilyen hozzáállást tanúsítanak az értekezleten való megjelenésükre vonatkozóan, akkor bizony szankciókat kell bevezetni ezen a téren (is). Ugyanakkor nem célom a korbácsot elővenni már az első nem teljesítést követően, mivel úgy gondolom, hogy egy felelősen gondolkodó munkatárs megérti azt, hogy nem csak ez egyén létezik, hanem a csoport is, amelynek ő is része. Az egyéni céljai eléréséhez szükséges a csoport támogatása és viszont. Tehát, ha az ügyvezető összehívja hadseregének tábornokait nem azért teszi, mert így akarja kiélvezni hatalmát, hanem mert megítélése szerit, fontos közlendője van feléjük.

Nem kért nagydolgot csak hogy az érintettek három órára legyenek a tárgyalóban, ami jelenesetben az ügyvezető irodája. Persze az értekezlet alatt felmerültek olyan kérdések, hogy miért van szükség ilyesfajta értekezletre, hiszen mindenki napi kapcsolatban áll a másikkal. Ez majdhogynem természetes reakció volt részükről, de úgy gondolom belátják majd, hogy szükséges és hasznos egyszer egy héten leülni és átbeszélni a feladatokat.

A délelőtt folyamán Ferenc ismertette a cég jelen működését, felvázolva annak mibenlétét. Megismerkedtem a cégben lévő járműpark működéséért felelős személlyel is, aki egyben az anyagbeszerzéséért is felelős. Ha emlékeztek az ügyvezető szeretne egy mindent átfogó un. használati és karbantartási utasítást a cég gépjárműparkjára. Akkor pont a megfelelő személy mutathatja be számomra a gépparkot és azok mostani használati módját. Karbantartás, üzemanyagkvóta, üzemanyag-elszámolás, szervizek, stb.