Időcsapdák

Megfigyeltem, hogy egy vállalkozásban olyan alattomos időcsapdák vannak felállítva, amelyek észrevétlenül és tudtunk kívül zabálja fel az időt. Sokszor azt hisszük, hogy jól cselekszünk, ha tökéletesre törekszünk vagy halogatunk dolgokat. A non-stop üzemmódba tartott mobil, a tapasztalatlan vezető és az emiatt keletkezett szervezetlenség, mind-mind a csapda felé vezető ösvényen állnak. Hiába gürizünk egész nap, ha az időbeosztásunk nem hatékony.

Hogy ki és miért sétál be az időcsapdába? Ez a legtöbb esetben személyiségfüggő. Egy azonban biztos. Sem a túlzásba vitt halogatásunk, sem pedig a tökéletességre törekvés (perfekcionizmus) nem tesz jót az időbeosztásunknak, amiről úgy gondoljuk, hatékony.

Saját és munkatársaink leggyakrabban előforduló típushibái, a tökéletességre való törekvésünk és a halogatásaink.

A tökéletességre törekedő munkatársakat könnyű felismerni, mert ők nagyon nehezen adják ki kezeik közül – az egyébként színvonalasan elvégzett feladatot -, mivel azt továbbra is hiányosnak, összecsapottnak gondolják. Ezzel tulajdonképpen még nem is lenne baj, de ez a munkastílusukkal jelentős mértékben meghosszabbítják a feladat elvégzésének idejét. Nyilván való, hogy nem az várjuk tőlük, hogy “kenjék be sárral, azt jól van”, de azt sem, hogy soha ne készüljenek el a feladattal.

Ezeknek a munkatársaknak több pozitív visszajelzésre van szükségük, tudatosítani kell bennük, hogy jól dolgoztak. Nem feledkezve meg arról az egyszerű tényről, hogy senki sem képes folyamatosan 110 százalékon teljesíteni.

A halogató magatartású munkatársaink szintén az időcsapda felé haladnak. Rendszerint addig halmozzák és görgetik maguk előtt a megoldatlan feladataikat, hogy a végén egy egész tisztességes feladathegyeket sikerül összehozniuk, amelyek egy óvatlan pillanatban – és ezt azért valahol sejtik – betemeti őket a lavina. Leblokkolnak, felborul a nem létező időbeosztásuk és az le nem végzett feladataik miatt, frusztrál állapotba kerülnek.

Nekik azt szoktam tanácsolni, hogy tudatosítsák magukban, hogy az elvégzett munka sikerélménnyel tölti el majd őket. A nagyobb falatoknak ígérkező munkákat úgy tervezzék, hogy bontsák le, kisebb napi egységekre, és így kezdjék el megoldani azokat.

Egy filmben halottam, hogy “a tett halála a tökölés”…. már bocsánat!

A következő időcsapda akkor keletkezik, ha nincs tudatos tervezés cselekedeteink mögött, pedig így lerövidíthető lenne sok munka. A munkatársak is a tervszerűtlenségünk miatt kerülnek időcsapdájába. A precíz tervezés időrablónak  tűnhet, de közel sem az! Az tapasztaltam, hogy ha a tervezésre szánt idő nőt, akkor a feladatok számottevően rövidebb idő alatt lettek végrehajthatóak.

A hatékonyabb munkavégzés érdekében jó ha van check listánk. Én a napom végeztével össze szoktam állítani a magamét. Nagyon egyszerű elkészíteni. “Csak” a  másnapi elvégzendő feladataimról írok egy precíz listát. Így könnyebb megállapítanom a prioritásokat és az idő közben befutó kérések, feladatok, tennivalók sem térítenek el a kitűzött céljaimtól, és persze a fontossági sorrend miatt is könnyen eligazodom rajta.

Egy másik “óriási dolog” az, hogy a munkám jellegéből adódóan néha órákon keresztül ki van kapcsolva a mobilom. Te kimered kapcsolni akár egy-két órára is, hogy egy nem várt hívás ne zavarjon az éppen aktuális feladataid elvégzésében? Megteheted? Micsoda kérdés!

Lássuk ki maradt a végére! Már majdnem természetes, hogy maga a vezető. Akadnak helyzetek, amikor épp a vezetők a hatékony időbeosztás kerékkötői. A vezető hibát követ el, amikor minden feladatot egymaga akar ellátni, attól való félelmében, hogy a munkatársai úgysem fogják megfelelő színvonalon elvégezni az adott munkát.

A vezetői túlterheltség másik oka az, hogy nem mer delegálni,(tudom, hogy már unod) mert sajnálja az időt a munkatárs betanítására. Ha tehetné, inkább minden feladatot saját kezében összpontosítana.

Azt figyeltem meg, hogy leggyakrabban a frissen előléptetett, korábban nem vezetői feladatkörben tevékenykedő emberek tévednek az időcsapdához nagyon is közel. Pedig a tapasztalataim éppen az ellenkezőjét bizonyítják. Igenis érdemes bizalmat szavazni a munkatársaknak, mert ettől ugyanis megnő a hatékonyságuk az időbeosztásuk területén is.

Mindig megmosolygom azt a cégvezetőt, aki azt állítja, hogy egy nap 24 órából áll és egy éjszakából. Bravó!