KKV pénzügyek - okosan

Mit tesz az átlag vállalkozó, amikor bankot választ magának induláskor? Általában valamilyen szubjektív ok miatt választ bankot és ez talán még nem is lenne baj, hiszen mondhatni teljesen mindegy a kezdetekkor, hogy ki kezeli a vállalkozás pénzét. Tehát elmegy a cégpapírokkal és nyit egy vállalati számlát. Ezt a feladatot kipiálja, de elég egyetlen bankszámlát nyitni?

A kérdésből már adódik a válasz: Közel sem. Bár sokan úgy gondolják, hogy egy cégnek egy bankszámla bőven elég. Én egy kicsit másként gondolom. Véleményem szerint egy sikeres vállalkozás a későbbiekben több bankszámlát érdemes nyitnia. Minden bank nyújt ilyen szolgáltatást, de érdemes olyan bankot választani, amelyik nem számol fel külön költséget ezért. Igaz ezer forintnál nem több „darabja”.  Ennek eredménye képen a vállalkozás pénzügyeinek és a rendelkezésre álló összegek pontos ismerete születhet meg.

De hogyan is néz ki egy mai hazai vállalkozás pénzkezelési kultúrája? Van egy bankszámlájuk és kész. Punktum. Ide érkezik a bevétele és innen indulnak  a különböző célból az átutalások. Látja-e a cégvezető azt, hogy tulajdonképpen hogyan is áll a cége? Tulajdonképpen nem. Pedig nem kell pénzügyi zsonglőrnek lenni ahhoz, hogy a vállalkozás pénzügyei és a rendelkezésre álló összeg pontos ismerete mellett meghozható legyenek a pénzügyi döntések.

Hogyan is néz ki ez a pénzügyi rendszer?

Először adj nekik neveket úgymint: bevétel, marketing, adók, rezsi, bér, visszatartott kifizetések, tulajdonosi, anyagbeszerzési számla. Most pedig menjünk sorba és nézzük meg, hogy mit is jelentenek ezek az elnevezések.
 
Bevétel számla: érkezik minden befolyt pénz. Ezeket nem árt hetente szétosztani a számlák között a pénzügyi döntéseket követően. A cég ütőere a bevétel heti szétosztása. A bevételből először az általános forgalmi adót kell leemelni, mert az nem a cégé, azt át kell tenni az adók számlájára. A nettó árbevételből a bevételi számlán maradnak a teljesítetlen előlegek, előre fizetések. Ezt egy táblázatkezelőben lehet nyilvántartani és azon a héten szétosztani, amikor a termék átadásra kerül, illetve a szolgáltatás teljesítése megtörtént.
 
 
Kiemelt jelentősége van a marketing számlának, hiszen nélküle nem lehetnének eladások. Ezért az erre fordított összegeket szintén az adó, a bér és a rezsi előtt kell leemelni a bevételi számláról. A marketing, a reklám nélkül nincs bevétel és nem lesz adó, se bér, se rezsi, se semmi.

Adó számla: ide kell, hogy kerüljenek olyan összegek, amit adóba kell befizetni. Mondjuk úgy, hogy rossz szokása az államnak, hogy adóelőleget kell fizetni az előző évi sikeresség alapján. Akadt már olyan vállalkozás, ami emiatt már tönkre ment egy következő gyengébb évben. Ha olyan árut, szolgáltatást veszünk, ami áfa köteles, az áfa összegét is innen érdemes indítani, hiszen az összes áfa bevételt is ide kell helyezni. Feleslegesnek tűnő ez a precíz átvezetés? Korán sem. Mert az emberi természet bizony olyan, hogy csak akkor hajlandó tudomásul venni, hogy az áfa nem a cégé, ha azt ilyen kínos pontossággal külön vezeti.
 
Bérek számlája: erre a számlára a „nagybruttó” munkadíjak kerüljenek. A kifizetéseket, és a dolgozók választása alapján, a munkakörülményeik javítását, személyes, munkához használt tárgyaik költségét is innen érdemes fedezni. Érdemesnek tartom, ha visszatartunk 5- 15%-ot a nagybruttó munkadíjakból és azokat sikeres projektek befejezésekor jutalomként, prémiumként, túlóradíjként kiadjuk. Észrevehető lesz, követelni fognak új dolgokat Tőled az emberek, ha tudják, hogy ott van a számlán némi megkereshető pénz!

Anyagbeszerzési számla: Minden termelésnek vannak közvetlen költségei így a termékbe beépülő anyagok, ezek cégbe történő beszállítása, alvállalkozók, gépek segédanyagai és hasonlók. Ezek kifizetését szolgálja ez a számla. Hetente utókalkulációt érdemes végezni, és az eladott áruk beszerzési értékét, vagy ha van, akkor a külső helyen történő gyártatás, alvállalkozók költségét is ide kell visszatenni.

Tulajdonosi számla: A tulajdonos azért fektette a pénzét a cégbe, hogy az számára kamatozzon. Nélküle nem működne a vállalkozás, ezért az ő járadéka megelőzi az állam és a munkavállalók részére történő kifizetéseket. Hogy ez nem így van? Elég nagy baj. Mert az így képezhető tartalékkal lehet megteremteni a stabil jövőt. A tulajdonosi számla több részre oszlik, tartalmát táblázatkezelővel érdemes nyilvántartani. Ez a számla maga a bruttó nyereség. Ebből az év végén még adót kell fizetni majd. Hetente kell elkülöníteni az erre eső részt, hogy év végén legyen miből befizetni az adót. Ez a számla bankként is funkcionál. Innen kérhetnek kölcsönt az egyes részlegek, osztályok. Általában érdemesebb a saját cégben forgatni a pénzt, mint a bankban vagy a tőzsdéken. Nagyobb a hozama és értelmes dolgokat lehet finanszírozni. Érdemes elkülöníteni, és lekötni a számlán belül egy vésztartalék alapot, baj esetére. Erről majd még írok bővebben egy következő alkalommal.

„Visszatartott kifizetések”: ide kell helyezni azokat az összegeket, amelyek fenn állnak, de még nem teljesítették a nekünk vállalt szolgáltatásokat.  Ha több héten keresztül valamelyik osztály vagy a cég valamire előtakarékoskodik, akkor az a pénz is ide kerüljön. A vitatott számláról a szállítót is értesíteni kell egy-két kedves hangú levélben, amelyben értesítjük, hogy a pénzt elkülönítettük a visszatartott kifizetések számlájára, és megkezdődött az ellenőrzési folyamat. Ez nagyon fontos tartom a bizalom és hitelképesség fenntartása szempontjából. Ugyanerre a számlára kell helyezni azokat a nagyobb összegeket is, amelyeket engedélyeztek egy beszerzési űrlapon, de valami miatt késik a számla.

Végezetül itt a rezsi számla: amely akár száz kisebb-nagyobb tételből állhat össze. Ezeket a költségeket 2-3 részre kell osztani. Az elsőbe azok az alapkiadások tartozzanak, ami a fennmaradáshoz mindenképpen szükségesek. A másodikba, harmadikba az egyéb rezsi költségek kerülnek, amelyeket csak akkor fizessen ki ha marad rá pénz. Ezek szétosztásának elvéről bővebben is írok majd a későbbiekben.

Még egy kisvállalkozásoknál is szükség van az önköltség számítására. Ők sem úszhatják meg. Persze nyilvánvalóan elég csökkentett pontossággal, hogy az ember ne vesszen el az adatgyűjtésben. Nem kell ügyelni a teljes pontosságra, mivel ez nem adóbevallás. Itt egy-két százalékos pontosságú, de nem torzító rendszer a megfelelő. Előkalkulációs adatok is használhatók, ha időnként ellenőrizzük azokat, és ha szükséges korrigáljunk.