Megismerni a kanászt…

…cifra járásáról. Ugyan úgy megismerni egy cég rendezettségét a dokumentumainak rendezettségéről.

Munkám során általában szükségem van a cégek majd minden dokumentumára. Szerencsés esetben megvannak valahol és talán ismered azt az érzést, amikor szükséged van valamilyen anyagra vagy dokumentumra a munkádhoz,… de egyszerűen nem találod. Közben megy az idő, mindenki sürög-forog…és a munka áll! (Az utána keletkezet kupiról már nem is szólva.)Pedig a rendezetlenség (a rendetlenség) pénzbe kerül a cégednek, de nem csak pénzedbe, hanem még olykor stressz helyzetek is előállhatnak, mint ahogy elő is állnak. Tudod, amikor valamit keresel, és egész egyszerűen nincs meg. Megakadsz a munkádban, és a lendületed elakad (nincs meg a tenderanyag). Ha pedig nem vagy lendületben, akkor a dolgok sokkal rosszabbul mennek és az eredményeid is rosszak lesznek.

Bármennyire is hihetetlenek tűnhet számodra, de cégvezetőként a munkaterületed állapota és a hatékonyságod szorosan összefüggnek egymással. Nagyon fontos dolog az, hogy képes legyél könnyen és gyorsan megtalálni azokat a dolgokat, amelyek a rendelkezésedre állnak, és amelyeket hasznosíthatsz a munkád során. Ha rend van, akkor könnyebben végre tudod hajtani a projektjeidet és a feladataidat, így könnyebben és gyorsabban eléred az üzleti céljaidat is. A szervezettség és a rendezettség nyugodt lelkiállapotot eredményez és magabiztosságot ad akkor, ha cselekedned kell.

Szinte hallom, hogy most mit gondolsz: “Nekem nincs erre időm!”

Rendben! De megengedheted magadnak azt a luxust, hogy ne rendezett és szervezett legyen a cégvezetői környezeted? Megengedhető az, hogy munkatársaid munkaidejének nagy része a dokumentumok keresésére menjen el? Gondolj úgy erre, hogy mi lenne akkor, ha azt az időt, amit hetente azzal fecsérelsz el, hogy fájlokat, feljegyzéseket, szerződéseket, kimutatásokat, e-maileket keresgélsz, egyszer arra fordítanád, hogy rendbe teszed a dolgaidat? Ha rendszerezted a környezeted, akkor időd és energiád szabadul fel, amit olyasmire fordíthatsz, aminek eredménye is van, és több időd lesz másra.

Én is tudom, hogy ez egy olyan munka, amelyet nem tudsz egy alkalommal elvégezni, de semmi gond. Válassz ki egy területet, és először tedd rendbe azt. Aztán apránként majd jöhet a többi is. Ha egyszer elvégezted ezt a munkát, akkor a rend fenntartása már nem igényel annyi munkát. Na jó, azért valamennyit igen. Az is igaz, hogy időbe és néha erőfeszítésbe kerül az, hogy rendet tegyél, de megéri.

És mi lesz ennek az eredménye? Az, hogy nagyon sok rossz érzést, frusztrációt kiveszel a napi üzleti munkádból. És ez az üzlet minden területére igaz. Az eredmény: nagyobb hatásfok, több elvégzett feladat, több eredmény és egyáltalán nem utolsó sorban egy örömtelibb cég a számodra.

Most nézz körül az irodádban és tegyél rendet! Az ügyfél adatbázisodban, a számítógépedben lévő fájlok, az e-mailek között, a kinyomtatott anyagok, papírok, valamint a könyvespolcokon és fiókokban.