Miből épül fel a stratégiai terv?

Ha még emlékszel mára (hétfőre) három kérdés megválaszolását kértem egy cég ügyvezetőjétől. Válaszait megkaptam. Ezek most maradjanak rejtve előtted egyenlőre. Készítettem egy-egy űrlapot, amit átadtam különböző posztokon „szolgáló” munkatársaknak…

Egy cégnél szükség van a tudatos stratégiai tervezésre. Az elképzelések megvalósítása miatt van szükség erre. Társadalomban, komplex piacgazdaságban élünk, erős versenyben, és a világ legbonyolultabb ismert teremtményével, az emberrel foglalkozzunk egy kicsit. A legegyszerűbb elképzelések, változtatási igények is azonnal zátonyra futnak, ha előzetesen nem tájékozódunk és tájékoztatjuk a környezetünket erről. Egyszemélyes cég esetében könnyű megszervezni a munkát, de már két ember esetében megugranak a gondok, és ez minden további ember csatlakozása után komplikálja a helyzetet. Termelékenységet azonban csak munkamegosztással lehet elérni, tehát a verseny az, ami rákényszeríthet a nagyobb szervezetek létrehozására.

Ennek okán viszont szükség van a tudatos és írásban lefektetett tervekre. Én tervezési űrlapokat szoktam készítettem erre a célra és azt használom minden terv megkezdése előtt. Persze számítógéppel töltöttem ki, és osztottam meg a tervezés munkáját a munkatársak között. Megfigyelésem szerint az űrlapokkal még a bonyolult munka is gyorsan rutinná válik, a dolgok áttekinthetők, és némi betanulási idő után az emberek könnyen tudnak tájékozódni ezekből.

Első űrlap tartalma: Felső vezetés számára

Az állapot: a jelenlegi, tényleges és az ideális állapot. Ez a gondoktól mentes elképzelt helyzet részletes leírása az előbbi összes hiányosságával és hibájával együtt.
A megvalósítandó termékek: annak leírása, hogy a tervezett változtatás milyen termékeket hoz létre. Fontos megjegyeznem, hogy a termék nemcsak valami fizikailag megfogható dolog lehet, hanem olyan tevékenység eredménye is, amire valakinek szüksége van, ami számára hasznos, értéket képvisel. Csak olyan változtatásokra van szükség, ami hozzájárul a termékláncolatban ahhoz a végtermékhez, amiért a vevők fizetnek fognak.
A főbb célok: annak leírása, hogy milyen célokat kell elérni. Ez gyakorlatilag egy-két olyan fontos változás néhány szavas kiemelése az ideális állapot leírásból, amire koncentrálni, fókuszálni kell. Ezt mindenképpen el kell érni, még akkor is, ha az ideális állapot soha el nem érhető, legfeljebb megközelíthető. Megvalósítható célokat kell kitűzni!
Az indokok: annak leírása, hogy miért van szükség a változásra. Noha az ideális állapot leírásában nyilván a jelenlegi állapotot valamilyen indokokkal már rossznak lett minősítve, és lehet sejteni a szándékot az elképzelésekből. Mégis szükséges itt kimondani, hogy a felderített okokból kiindulva, milyen érvekkel van alátámasztva a szándék, a célok szerinti irány.

Második űrlap: Középvezetők számára

Működési szabályok irányelvek: annak leírása, hogy meglévő szabályzatokból mire kell különösen ügyelni e terv végrehajtásakor. Mert terv nem egy légüres térbe kerül, hanem egy már működő cégbe, ahol vannak már átvett vagy saját szabályok, fogások, követett elvek, erkölcsök. Egy új dolog mindezt nem rúghatja fel. Lehet azonban a terv célja vagy részcélja valamely elavult szabály megújítása, átalakítása vagy éppen létrehozása.
Érintett osztályok, felelősség, érdekeltség, feltételek: azoknak a területeknek a leírása, ahol a tervet végre kell majd hajtani, vagy ahol a végrehajtása változásokat generál. Egy terv szinte soha nem érinti a szervezet teljes egészét. Általában egy-két domináns területről szólnak, a többit legfeljebb csak érintik azokat. Itt kell leírni azt, hogy ki vagy kik fogják ezt végrehajtani, akiket akár projektfelelősöknek is nevezhetünk.

A felelősöknek jól kell ismerniük a céget. Kell, hogy legyen elég szabad idejük - az eredeti munkájából való részleges felmentésük vagy túlóra útján akár -, hogy a rájuk bízott projektekkel tudjanak foglalkozni. Fizetést, sikerprémiumot kell kapniuk a projekt sikeres végrehajtása esetén. Erre van félretett pénz a bérkeretből ugye. Sőt, nekik is kell bérrel rendelkezniük, mert a végrehajtásba valószínűleg be kell vonniuk más tagokat is. Itt kell még azt is leírni, hogy mi az, aminek a működőképességét fejvesztés terhe mellett is meg kell tartani, miközben a projekten dolgoznak. Például nem csökkenhet a bevétel, az árrés, nem lehetünk udvariatlanok a vevőkkel, stb. Mivel a terv lefutása függhet későbbi pontok eredményétől, itt meg lehet adni feltételes elágazási pontokat is. Ilyen lehet például az, ha a fejlesztendő két termék közül azt kell előbbre venni, amelyik az ezután elvégzendő piackutatás szerint népszerűbbnek bizonyul.

A felelősöknek tudnia kell, hogy milyen és hány termék létrehozásáért felelnek. Legyen nagy különbség a 100%-os eredmény és a 90%-os eredmény között. Az utóbbiért legfeljebb 20-30%-os díjazás tartom célszerűnek! A 90%-nál csekélyebb eredmény meg már nem is lehet eredmény ugye, mert valószínűleg éppen a lényeg hiányzik belőle. Először itt kell foglalkozni az ütemezéssel és a végrehajtás nagyvonalú sorrendjével, de ezt a projekt-tervben még majd finomítani kell.

Mérőszámok: ezek azok a számok, táblázatok, idősorok, statisztikák, melyekkel a terv előrehaladása mérhető. Előzetesen elhatározott mérés nélkül tilos tervet létrehozni. Ha valamilyen terméket előállítunk, akkor az mérhető. Ez egy egyszerű számtól akár több ezer olyan adatig terjed, mint például az elkövetkező 3 év, havi bontású, termékcsoportonként és piacszegmensenként részletezett bevételi és árrés tervének táblázata.

Fontos tudni, hogy az olyan szubjektívnek tűnő dolgok is objektíven - felmérésekkel - mérhetők, mint a vevők elégedettsége, a piacrészesedés, a vevők által Neked tulajdonított minőség. Mérni mindig lehet és kell! Ez alól nincs kibúvó! Minden terv előre haladását kötelező figyelni, és ez elsősorban a mérőszámokkal történik.

Harmadik űrlap: Projektvezetők számára

Projektek: ezek azok a nagyobb, esetenként hosszabb lélegzetű, néhány naptól sok hónapig terjedő cselekvéssorok, amelyekből egy vagy néhány megvalósítja a tervet. (Noha a köznyelv sokat foglalkozik a projekttervezéssel, látszik, hogy ez nálam eléggé „hátul” szerepel. Mindez azért van, mert az ezt megelőző gondolatokat kell előbb tisztázni. Különben a projekt célját tévesztett rakétaként tarol mindenen át, és összességében több kárt okoz, mint amennyi gondot megold.) A projektek az alább részletezendő programpontokra és végrehajtandó utasításokra bomlanak.
Programpontok: a projekttervezés kicsi, legfeljebb néhány nap hosszúságú, nem túl komplex, általában egy ember által elvégezhető részműveletei. Felelős, átfutási idő, határidő, költség és még néhány - a használt számítógépes projekttervezőtől függő, és Önnek esetleg hasznos - paraméter tartozik hozzá. A programoknál különösen fontos, hogy ne általánosságokat, hanem pontos, valóban végrehajtható és számon kérhető konkrét dolgokat tartalmazzanak. A végrehajtható programban olyanokról kell szólni, hogy létre kell hozni egy hét végén és munkaidő után is hívható forró drótot. Csökkenteni kell a rosszul megjavított bizgerék számát egy új műszer munkába állításával. Egységes arculatot kell tervezni a cég megjelenésének az internetes honlapon és a levélpapíron. Ezek konkrét, érthető, átlagos értelmi színvonallal rendelkező emberek által végrehajtható pontok.
Utasítások: rövid idő alatt végrehajtható egyszerű cselekvések. Azoknak a munkatársaknak kell ilyen mélységig bontani a programokat, akik nem képesek maguk kitalálni egy programpont végrehajtásának lépéseit. Utasításokkal a legegyszerűbb emberek is mozgathatóak, és akár katedrális építethető velük. (Lásd. Ken Follett: Katedrális, Az idők végezetéig c. műveit.)

Felmerülhet benned a kérdés. Metzger Gábornak elment az esze, hogy most minden cég titkot megoszt velem? És mit szól mindehhez a cég ügyvezető/tuljdnosa?

Nyugodj meg! Ügyfelem engedélyével írom e témájú bejegyzéseimet. Mondhatni, papírom van róla, hogy megtehetem, de csak szigorúan az abban lefektetett pontok betartása mellett tehetem meg mindezt.

Végezetül mai bejegyzésemhez.

Elsőre szinte soha nem sikerül még a legegyszerűbb terveket sem jól létrehozni. Ma sem tudom, hogy miért. Többszöri átgondolás során vissza-vissza kell térni korábbi pontokra, és addig finomítani, amíg kerek egésznek nem érzed a tervet.  Mind mindennek ennek is kell hogy legyen felelőse és ki lehetne a stratégiai terv felelőse? Naná, hogy a tulajdonos/cégvezető, azaz Te!

A cég stratégiájának legfontosabb eleme a pozicionálás a versenytársak között. Jó ötlet olyan stratégiai célokat kitűzni, melyek jobb piaci pozícióba visznek minkat. Mivel az emberek semmi olyat nem követnek, amiről nincsen tudomásuk, ezért a stratégiai tervet közhírré kell tenni, sőt meg is kell tanítani az embereknek! Ha a stratégiai terv jól kidolgozott és az emberek megértették, akkor ütemesen végre is hajtják azt.

Tervezés hiányában nehéz eredményesen vezetni egy vállalkozást. E nélkül az elképzelt változtatások nem járulnak hozzá az végtermék kialakulásában. A fent megadott űrlapok tartalmi részeihez nem kell mereven ragaszkodni, de ha már begyakoroltad a tervezés folyamatát, így célszerű megosztani a munkát.